Una vez elegido el camino, corregirlo si es incorrecto suele ser muy caro. Son casos reales los de los trenes que no cabían por los túneles, los aeropuertos sin pasajeros y el nuevo hospital sin personal sanitario. Para escoger el rumbo caben dos alternativas.
La historia diferencia los estilos de gobernar de Carlos I y de Felipe II
El primero, más aventurero e informal, reinó viajando para evaluar la situación, buscar el contacto personal y decidir sobre el terreno. El segundo, mal llamado el Prudente, quebró la Hacienda Pública tres veces. Era más sedentario y protocolario, se rodeaba de secretarios, pedía informes y contrainformes y decidía en diferido.
El control de gestión formal frente al informal
El primero se diseña a medida, selecciona los puntos clave de control, se desarrolla sistemática y periódicamente y utiliza unos procedimientos aprobados por la dirección de la empresa. Aplica el principio de mide, evalúa y corrige. Sus instrumentos habituales son el control interno, el de costes, el contable, el presupuestario y los dashboards y los cuadros de mando. Se practica más a posteriori porque suele comparar los resultados con los objetivos. El riesgo del control formal es que caiga en la rutina y la burocracia (dos grandes enemigos del control). Que controle siempre lo mismo y por inercia mientras olvida lo nuevo y emergente. Con frecuencia ni anticipa un cisne negro.
El control informal se ejecuta sin reglas ni regularidad. No emplea métodos prefijados, sino que se basa en la discrecionalidad y la espontaneidad. Exige estar alerta y pensar hacia delante. Sigue el criterio de vete, mira y evita. Es más preventivo porque se entera antes y considera hasta aspectos cualitativos. El riesgo del control informal es su falta de sistemática y que olvide seguir algunos temas clave.
La tecnología sola no basta
Si el control formal asegura el seguimiento de los puntos de control seleccionados, el control informal está atento a lo nuevo y a las tendencias, a lo que no capta el radar del control formal. Exige un contacto mayor con las personas, que son las protagonistas del control de la gestión. Se dice que a veces en la máquina de café (o el ascensor) se intercambia información más relevante que en una reunión formal. Por eso, los servicios de inteligencia gubernamentales precisan oídos sobre el terreno para apoyar sus enormes recursos técnicos.
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El maridaje del control formal y el informal
Ambos tipos de control conviven y se refuerzan porque se complementan. El formal fija puntos de control claves y es propio de la gran empresa. Sin embargo, contempla la realidad mediante números y suele resistirse a actualizarse y cubrir lo novedoso. El informal es más dinámico y pegado a la realidad. Se precisa porque el sistema formal no puede captar todo.
El dueño siempre debe estar alerta
El informal usa información más ocasional, subjetiva y emergente. Predomina en la pequeña empresa con técnicas más artesanas (a veces solo el control contable) pero donde el dueño conoce todo y tiene oídos para todos. El riesgo es que este tipo de control omita aspectos importantes o que se convierta en un mero formalismo o en una torpe vigilancia.
Quizá el control informal hubiese sido suficiente para evitar los trenes demasiado anchos, los aeropuertos sin pasajeros y el hospital vacío por falta de personal sanitario.
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Dr. Juan Pérez-Carballo
Socio de Converthia, expertos en finanzas y control de gestión
Codirector del Máster de Control de la Gestión de Next
