Si eres alumno del Máster en Dirección de Comunicación Corporativa y Marketing Digital , seguro que ya has contemplado los eventos y las acciones específicas de comunicación, como parte indispensable de tu trabajo. Los eventos corporativos ganan espacio, tiempo y recursos en los planes de comunicación, independientemente del volumen de facturación de la empresa o marca. En la actualidad, la organización de eventos es una de las habilidades más demandadas en un amplio espectro de sectores profesionales. Conferencias, acciones promocionales, juntas de accionistas efectivas…Son muchas las ocasiones en las que vas a tener que lucir tus capacidades de organización. Desde Next IBS te sugerimos algunas pistas.
Definir el evento y dotarle de identidad y objetivos. Lo primero que tienes que tener claro es la naturaleza del evento, ¿vas a organizar una conferencia para estudiantes o un encuentro con influencers del sector para presentarles nuevos productos? Cuanto más definas los objetivos que queréis conseguir con él, de forma más sencilla medirás los resultados o la efectividad del mismo. Lo segundo es proporcionar a tu evento la mayor personalidad posible, dentro de cada tipo de encuentro, hay muchas maneras de distinguirte de tu competencia y de hacer de esta cita, un momento único para los asistentes. Otorga mucha importancia a losdetalles, procura diferenciarte de tu competencia. Si para llevar a cabo tu evento necesitas la colaboración o intervención de invitados o participantes (remunerados o no) debes prestar especial atención a satisfacer sus demandas. En caso de que sean colaboraciones contratadas, todos los requisitos deben estar bien pactados. En caso de que sea una colaboración desinteresada, sé muy cuidadoso también y no escatimes en muestras de cortesía. El éxito de su intervención va a depender, en gran medida, de lo bien atendidos que se sientan.
Presupuestar el evento. Como organizador es probable que esta decisión no sea tuya, pero es la primera que hay que tomar. Una vez que sabemos qué tipo de evento vamos a organizar y cuáles son sus objetivos, hay que marcarse un presupuesto. Como intuirás, esta es la primera decisión y marca el desarrollo de la producción. Una vez que tengas el presupuesto definido, tu responsabilidad pasa por dividirlo entre las diferentes partidas necesarias. Consulta cualquier ampliación imprevista antes de aceptarla. Recuerda que muchos proveedores pueden cobrar incluso a 90 días, no es deseable, pero en caso de una necesidad puedes jugar con ese margen.
Mantén una buena base de datos de proveedores. Es la hora de contratar. A medida que avances en tu carrera, mucho más si vas a dedicarte a la organización de eventos de forma continuada, tienes que ir engrosando tu propia base de datos de proveedores. En ella incluye desde las imprentas en las que realizas los materiales corporativos, personal técnico (operadores de cámara, alquiler de equipos de iluminación o sonido), agencias de azafatas o asistentes, catering y un largo etcétera. Los eventos son tantos como la imaginación de tu cliente o la tuya puedan alcanzar. Con el tiempo, en esa base de datos puedes encontrar incluso empresas de alquiler de globos aerostáticos (por citar un ejemplo real entre los menos habituales). Lo importante es la relación que vayas estableciendo con esos proveedores, que los tengas bien ordenados por presupuesto y calidad del servicio. Recuerda que, cuantos más servicios contrates a un mismo proveedor, con mayor facilidad vas a poder negociar precios. La máxima es negociar siempre, nunca aceptes un presupuesto sin más. Compara entre diferentes y utiliza, con tacto, esas comparaciones para la negociación.
La Hoja de Producción será tu guía durante la pre-producción y ejecución del evento. ¿Te imaginas reunir en un solo documento (te recomendamos, sin duda, Excel) toda la información necesaria para llevar a cabo tu evento? No solo debes imaginarlo, sino que además debes ponerlo en práctica. La hoja de producción es el documento más importante en el que se refleja toda la logística del evento. Combina el timingde actividades, los miembros del equipo y las responsabilidades de cada uno. Debe quedar claro quién es el encargado de cada tarea independiente y, lo más importante, qué plazo tiene para finalizar, entregar y reportar posibles incidencias. Cuantificar, con toda la antelación posible, el tiempo y los recursos que conllevan cada acción necesaria para llevar a cabo el evento es fundamental. A partir de ahí, cada día según se acerque la fecha, es cuestión de ir añadiendo checks a esa lista de quehaceres de tu hoja de producción.
Todos los participante en el evento deben tener, a su vez, una hoja de ruta con horarios, direcciones (no escatimes en detalles, proporciona mapas, indicaciones, etc.), material necesario y un teléfono de contacto para que puedan comunicarse siempre contigo o con el miembro del equipo que hayas designado para su atención.
Elabora un directorio de contactos específico del evento (y llévalo siempre contigo). Tan importante como la hoja de producción es que elabores, a medida que avanzas en la producción del evento, un documento que reúna los contactos (direcciones de e-mails y teléfonos) de todos los actores que están implicados. Este documento se separa de la hoja de producción en caso de que los datos que contenga (especialmente, teléfonos móviles) deban ser tratados con especial atención a la privacidad. Ante posibles retrasos o simplemente a la hora de cotejar algún dato, este listado de contactos te será de gran utilidad. Tenlo siempre a mano.
Controla todos los factores. Es muy importante que, días antes de la celebración del evento, tengas en cuenta todos aquellos factores que puedan afectar al desarrollo del mismo. Empezando por el clima, sobre todo si es un evento al aire libre, pero a todos los niveles, conocer con antelación si lloverá o no ese día, es más que necesario. La coincidencia con otros eventos es también un factor decisivo. Una vez que tengas el día señalado en el calendario (mucho mejor si eliges el día evitando esa posible coincidencia) y la ubicación elegida, debes conocer qué otras actividades se van a llevar a cabo y pueden afectar a la tuya. Por citar un ejemplo, si vas a celebrar un evento en Madrid y tu ubicación y franja horaria coincide con la de una manifestación o un evento deportivo de gran magnitud (Estadio Vicente Calderón o Estadio Santiago Bernabéu) es más que probable que los que intenten llegar a tiempo a tu cita, se encuentren con dificultades en el tráfico. Es conveniente siempre avisar de estos detalles a los implicados, pero es obligatorio, en caso de que el flujo de asistencia sea para ti un objetivo o la presencia determinante en el desarrollo del encuentro. Si, por ejemplo, tienes invitados que vienen de otras ciudades o de otros países con climas muy distintos y ese día las previsiones AEMET marcan aún más esas diferencias, te van a agradecer mucho un e-mail o un mensaje en el que les asesores al respecto.
Relájate y disfruta (o al menos, que lo parezca). Si es importante que los asistentes o invitados disfruten de tu evento, esa actitud debe empezar por ti. Has de transmitir seguridad, sobre todo, ante cualquier imprevisto. Nada de carreras por la sala o delante de los invitados, nada de malas caras y mucho menos malas palabras (aunque algún miembro del equipo te falle). Procura mostrar siempre una sonrisa, más aún si algo se tuerce (aunque por dentro ya estés solo pensando en cómo vas a solucionarlo). Una actitud de confianza se contagia y, sea cual sea el problema, nunca va a mejorar si aparecen los nervios.
Uno de los medios de referencia de la comunicación corporativa, publicaba recientemente una entrevista a un ejecutivo de una gran agencia de eventos española con este titular “nuestros asistentes no quieren irse de los eventos que organizamos”. ¿No te parece el mejor resumen que podrías esperar de tu trabajo de organización?
